Message from David Eidelman, Dean, Faculty of Medicine

Posted on Thursday, April 14, 2016

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Dear Students and Colleagues,

In February, the Committee on the Accreditation of Canadian Medical Schools (CACMS) officially approved our Undergraduate Medical Education (UGME) Accreditation Action Plan, which represents another milestone successfully crossed in our timeline. We are very encouraged by CACMS’ support. We continue to make good headway with the plan’s implementation, highlights of which I shared at our first Faculty Council meeting earlier this year and which I have updated and provided below.

While we have much to accomplish, the progress we are making is significant and attributable to the dedicated efforts of countless faculty and staff members, as well as to the ongoing commitment and collaboration of our students. Thank you, everyone.

The UGME Accreditation Action Plan and supporting documents are available on our website at all times, but should ever you have questions, please contact me.

Action Plan Implementation Update

The following represents highlights of the actions detailed in our plan online:

  • The new MDCM Program Committee, responsible for all curricular decision-making, has been officially constituted. The restructuring of this committee represents an important step forward, one CACMS had identified as critical to our future accreditation. Its mandate and other material are available on the UGME website.
  • The following key Faculty positions have been successfully filled:
  1. Dr. Annette Majnemer was appointed Vice-Dean, Education, a new position created to bring strategic support to the Faculty’s educational mission, including to its accreditation efforts. Among her immediate priorities, Dr. Majnemer recently completed a review of the Faculty’s MedWell Office to address another key area of accreditation.
  2. Dr. Beth-Ann Cummings was appointed Associate Dean, Undergraduate Medical Education, replacing acting Associate Dean Donald Boudreau. In addition to leading UGME and the MDCM program, Dr. Cummings is responsible for the successful implementation of the accreditation action plan, together with her team.
  3. Dr. Lesley Fellows was appointed Assistant Dean, Academic Affairs, responsible for developing faculty mentorship programs and assisting the VP-Dean and Vice-Dean, Academic Affairs, in ensuring the highest standards of professionalism and conduct are upheld within the Faculty on campus and at all of our clinical teaching sites.
  • The Faculty Council (FC), also newly constituted, held its first meeting in February. The FC is one of several actions that aims to increase the robustness of our overall governance, with representation from across the Faculty. FC meetings are open to all Faculty members, including professors, students, residents, researchers and staff, unless otherwise indicated. The FC presentation, video-recording and minutes of the first meeting are available online.
  • Recruitment is under way to add resources to the Faculty’s MedWell Office, to support medical students that may be in distress and to address issues related to the learning environment, be they on campus or at any one of our many clinical teaching sites, which represents another accreditation-critical issue.
  • In regards to non-biomedical topics cited in our accreditation report, supplemental modules in Pain Management, Medical Ethics and Women’s Health have been delivered to the Class of 2016 in February/March, as required. Additional content on these topics is also being incorporated into the new curriculum.
  • A new student survey called the Medical Education Experience (MEE) Survey, has been created by the Program Evaluation and Curricular Outcomes Committee, a subcommittee of the MDCM Program Committee. Most items in the survey refer directly to accreditation standards and elements. Capturing internal data from our students is another area CACMS had identified as critical. The survey will be launched in April/May of this year and will be repeated every two years.
  • A communications audit within UGME has been initiated with the goal of developing a more formal, robust, coordinated and effective communications strategy for UGME students, faculty and staff. This, too, has been identified by CACMS as critical to future accreditations.
  • A comprehensive review of the Gatineau integrated clerkship has been conducted by Associate Dean, Faculty Development, Miriam Boillat, together with an external reviewer from the University of Sherbrooke. Additionally, under Dr. Boillat’s leadership, annual retreats for clerkship directors and clinical chairs in Gatineau are being organized, with the first one scheduled for this coming May.
  • The VP-Dean has mandated an external review, to be carried out this June, to confirm whether we are indeed on track in addressing the critical areas identified in the accreditation report.
  • Additionally, self-evaluation visits in October and January have also been scheduled in order to prepare for the CACMS limited site visit in 2017.

Accreditation Timeline 

The Accreditation Implementation Committee, which oversees the implementation of the UGME Accreditation Action Plan and the preparation of the next CACMS visit, has confirmed the following milestones in our timeline going forward:

  • June 2-3, 2016 – External Review (as described above)
  • October 20-21, 2016 – Self-evaluation #1 to assess status
  • January 12-13, 2017 – Self-evaluation #2 to assess status
  • February 2017 – CACMS limited site visit (pending written CACMS confirmation)

We look forward to the CACMS limited site visit in February 2017 and are confident every change we introduce represents an improvement in the administration of our MDCM program for our students, which is our ultimate goal.

Once again, should you have questions or concerns about the UGME Accreditation Action Plan or our MDCM program, please do not hesitate to contact me.

David Eidelman, MDCM
Vice-Principal (Health Affairs)
Dean of the Faculty of Medicine

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Chers étudiants et collègues,

En février, le Comité d’agrément des facultés de médecine du Canada (CAFMC) a officiellement approuvé notre plan d’action pour l’agrément du programme d’études médicales de premier cycle, ce qui représentait un autre jalon clé de notre échéancier. L’appui du CAFMC est très encourageant. La mise en œuvre du plan progresse bien, comme je l’ai expliqué dans ma présentation lors de la première réunion de notre Conseil de la Faculté, plus tôt cette année, et comme précisé dans la mise à jour qui suit.

Bien qu’il reste encore du travail à accomplir, nous réalisons des progrès importants grâce aux efforts continuels de nombreux membres du personnel et du corps professoral, ainsi qu’à la collaboration et à l’engagement constants de nos étudiants. Je vous remercie tous sincèrement.

Le plan d’action pour l’agrément du programme d’études médicales de premier cycle et les documents connexes sont accessibles en tout temps sur notre site Web, mais si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec moi.

Le point sur la mise en œuvre du plan d’action

Les points suivants donnent un aperçu des mesures présentées en détail dans notre plan d’action en ligne :

  • Le nouveau Comité du programme de MDCM, responsable de l’ensemble des décisions concernant le programme d’études, a été officiellement constitué. La restructuration de ce comité représente un important pas en avant, une étape que le CAFMC juge déterminante pour l’agrément futur du programme. Le mandat du comité et les documents connexes sont accessibles sur le site Web des études médicales de premier cycle.
  • Les postes clés suivants à la Faculté ont été pourvus :
  1. La Pre Annette Majnemer a été nommée vice-doyenne exécutive, Éducation, un nouveau poste créé dans le but d’offrir un soutien stratégique à la mission d’enseignement de la Faculté, y compris en matière d’agrément. Entre autres priorités immédiates, la Pre Majnemer a récemment conclu un examen du Bureau MedWell de la Faculté, ce qui représente un autre point clé du plan d’action.
  2. La Dre Beth-Ann Cummings a été nommée vice-doyenne, Études médicales de premier cycle (EMPC), succédant au vice-doyen intérimaire Donald Boudreau. En plus de piloter les EMPC et le programme de MDCM, la Dre Cummings est responsable de la mise en œuvre réussie du plan d’action pour l’agrément, de concert avec son équipe.
  3. La Dre Lesley Fellows a été nommée vice-doyenne adjointe, Affaires universitaires. Elle est chargée de mettre au point des programmes de mentorat au sein du corps professoral et d’aider le vice-principal et doyen ainsi que la vice-doyenne exécutive, Affaires universitaires à assurer le maintien des normes de conduite et de professionnalisme les plus élevées au sein de la Faculté, sur le campus et dans les sites d’enseignement clinique.
  • Le Conseil de la Faculté (CF), nouvellement constitué, s’est réuni pour la première fois en février. La mise sur pied du CF, composé de représentants de l’ensemble de la Faculté, est l’une des mesures prises pour consolider la gouvernance globale de la Faculté. Les réunions du CF sont ouvertes à tous les membres de la Faculté, dont les professeurs, les étudiants, les résidents, les chercheurs et le personnel, sauf indication contraire. La présentation, l’enregistrement vidéo et le procès-verbal de la première réunion sont accessibles en ligne.
  • Le recrutement de ressources additionnelles est en cours au Bureau MedWell de la Faculté, dans le but de soutenir les étudiants en médecine qui éprouvent des difficultés et de résoudre tout problème lié à l’environnement d’apprentissage, sur le campus ou dans nos nombreux sites d’enseignement. Ce point représente une autre question importante pour l’agrément.
  • En ce qui a trait aux sujets non biomédicaux cités dans le rapport d’évaluation, la promotion de 2016 a suivi des modules supplémentaires sur la gestion de la douleur, l’éthique médicale et la santé des femmes en février et mars, comme indiqué précédemment. Du contenu additionnel sur ces sujets est également incorporé au nouveau programme d’études.
  • Un nouveau sondage auprès des étudiants, intitulé Sondage sur l’expérience d’apprentissage en médecine, a été conçu par le Comité sur l’évaluation du programme et la mesure des résultats, un sous-comité du Comité du programme de MDCM. La plupart des questions du sondage renvoient directement aux normes et éléments d’agrément. La collecte de données internes auprès de nos étudiants est un autre domaine crucial identifié par le CAFMC. Le sondage sera réalisé pour la première fois en avril et mai de cette année, puis tous les deux ans.
  • Un examen des communications au sein des EMPC a été amorcé dans le but d’établir une stratégie de communication plus structurée, robuste, coordonnée et efficace pour les étudiants, le corps professoral et le personnel des EMPC. Le CAFMC a également désigné cette question comme importante pour la suite du processus d’agrément.
  • Un examen en profondeur du Programme d’externat intégré à Gatineau a été réalisé par la vice-doyenne, Formation professorale, la Dre Miriam Boillat, de concert avec une responsable externe de l’Université de Sherbrooke. De plus, sous la direction de la Dre Boillat, des retraites annuelles des directeurs de l’externat et des départements cliniques sont organisées, la première étant prévue en mai prochain.
  • Le vice-principal et doyen a demandé la réalisation d’un examen externe en juin afin de valider si nous sommes en effet en bonne voie de régler les points clés soulevés dans le rapport d’évaluation.
  • De plus, des visites d’autoévaluation sont prévues en octobre et janvier pour nous préparer en vue de la visite limitée du CAFMC en 2017.

Échéancier pour l’agrément 

Le Comité de mise en œuvre de l’agrément, qui supervise la mise en œuvre du plan d’action pour l’agrément du programme d’études médicales de premier cycle et la préparation en vue de la prochaine visite du CAFMC, a confirmé l’échéancier suivant :

  • 2-3 juin 2016 – Examen externe (décrit ci-dessus)
  • 20-21 octobre 2016 – Autoévaluation no 1 pour faire le point
  • 12-13 janvier 2017 – Autoévaluation no 2 pour faire le point
  • Février 2017 – Visite limitée du CAFMC (sous réserve de la confirmation écrite du CAFMC)

Nous attendons la visite limitée du CAFMC en février 2017 et croyons que chacun des changements que nous apportons permet d’améliorer l’administration de notre programme de MDCM au profit de nos étudiants, ce qui constitue notre but ultime.

Comme toujours, si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre plan d’action pour l’agrément du programme d’études médicales de premier cycle ou notre programme de MDCM, n’hésitez pas à communiquer avec moi.

David Eidelman, MDCM
Vice-principal (Santé et affaires médicales)
Doyen, Faculté de médecine

 

 

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